| Переваги | Недоліки |
| Нескінчено багато можливостей для кастомізації | Надто складний для багатьох юзерів |
| Відкритий до співпраці | Немає офлайн-доступу |
| Можна створювати власні бази даних | Бракує багатьох функцій |
| Чудові інструменти для імпорту даних |
Так як я вже давно працюю з текстовим контентом та співпрацюю з багатьма райтерами з аутсорсу – маю систематизувати та тримати багато інформації під рукою. Наприклад, список ТЗ які потрібно замовити, ведення бюджету та список планів роботи на майбутній тиждень/місяць. Ви скажете, що Excel та Google Sheets чудово справляються з цією задачею, і це так. Але Notion дає більше можливостей для систематизації інформації з більш творчим цікавим підходом.
У цій статті я постараюся максимально обширно розказати про Notion: що це таке, який функціонал та які тарифні плани є. Читайте далі, щоб більше дізнатися про ресурс, яким користуються і який люблять тисячі юзерів.
Що таке Notion?
Notion – це додаток для створення нотаток, який широко використовується в індустрії програмного забезпечення, але маловідомий за її межами. Ви можете використовувати його для створення простих нотаток або для керування проектами з використанням баз даних з різноманітними представленнями. Notion може бути настільки простим або складним інструментом, наскільки ви хочете. Більшість людей не можуть перейти від створення простих нотаток до управління базами даних за один день. Тому варто приділити певний час на вивчення цієї програми, щоб ефективно використовувати весь її функціонал.
Зверніть увагу, що в цьому огляді я розгляну Notion як додаток для створення нотаток. Компанія, що створила Notion, називає його “робочим простором”, припускаючи, що його також можна класифікувати як додаток для спільної роботи.
Тарифні плани Notion
Notion має безкоштовний рівень для приватних осіб. Ця версія обмежує завантаження файлів до 5 МБ, спільну роботу до 10 гостей та історію сторінок до семи днів. Ви можете робити скільки завгодно нотаток і користуватися майже всіма функціями безкоштовно. Безкоштовна версія більш ніж може задовільнити потреби звичайногго користувача.
Notion Plus ($10 з людини на місяць або $96 на рік) знімає обмеження на розмір файлу, надає 30-денну історію сторінок і дозволяє запрошувати до 100 гостей. Цей рівень призначений для приватних осіб, а не для бізнес-користувачів. Зважаючи на все, $10 з людини на місяць – це висока ціна для персонального додатку для ведення нотаток.
Notion Business ($18 за особу на місяць або $180 за особу на рік) надає вам 90-денну історію сторінок, можливість запросити до 250 гостей, масовий експорт сторінок у форматі PDF, підтримку єдиного входу та кілька інших функцій для бізнесу.
Notion також має план Enterprise з індивідуальними цінами. Ця версія включає в себе все, що є в тарифному плані Business, а також необмежену історію сторінок і кілька інших стандартних функцій корпоративного рівня, таких як налаштування користувачів, розширені засоби безпеки та контролю, а також журнал аудиту.
Початок роботи може бути складним
Нотатки в першу чергу працюють у браузері на робочому столі. Офіційно підтримуються дві останні версії Chrome, Firefox, Safari та Edge. Notion має десктопні додатки для macOS та Windows, але вони, по суті, є лише окремим вікном браузера – немає офлайн-доступу чи додаткових функцій.
Notion має мобільні додатки для iPad та iPhone (версія 15.0 і вище) і Android (Android 8 і вище).
Щоб почати працювати з додатком, перейдіть на сайт Notion і зареєструйте безкоштовний акаунт. Вам потрібна робоча адреса електронної пошти, або ви можете зареєструватися, авторизувавшись за допомогою облікового запису Apple або Gmail. На сторінках реєстрації вас запитають, як ви плануєте використовувати додаток: для вашої команди, для особистого користування чи для школи. Якщо ви вкажете, що використовуєте його для своєї команди, додаток задасть вам кілька запитань про вашу роботу.
На основі ваших відповідей Notion створить кілька зразків шаблонів. Наприклад, якщо ви скажете, що ви студент, ви побачите базу даних для конспектів занять і шаблон для Cornell Notes System – корисно, якщо ви плануєте робити цифрові нотатки на заняттях. Команди отримують багато шаблонів, які відповідають специфіці робочих завдань, а окремі користувачі бачать шаблони для списку завдань, журналу та списку літератури.
Як робити основні нотатки в Notion
Робити базові нотатки відносно просто, хоча навіть до цього потрібно трохи звикнути. Ви можете застосувати форматування до текстових нотаток за допомогою розмітки, стандартних комбінацій клавіш або виділивши текст і скориставшись панеллю інструментів, що з’явиться.
Для багатьох людей незрозумілими є “блоки” Notion. Кожен рядок або абзац тексту вважається блоком. Іконка з шістьма крапками зліва від поточного рядка дозволяє перетягувати блоки в будь-якому порядку. Блоки не обов’язково мають містити текст. Вони можуть містити зображення, підсторінки, таблиці і навіть бази даних. Якщо на початку будь-якого блоку набрати пряму похилу риску (/), з’явиться список варіантів.
Знову ж таки, те, що ви бачите, вражає: список пунктів меню, який прокручується, прокручується і прокручується. Більшість пунктів цього меню навіть не є корисними, якщо ви зацікавлені в тому, щоб робити нотатки. Якщо ж ви хочете чогось більшого, то тут є багато чого, в чому варто покопатися.
Одна річ, яку я помітила у Notion – і не тільки я – це те, що додаток працює повільно, навіть якщо ви використовуєте його лише для текстових нотаток. Це стосується і браузера, і програми для Mac, і iPad. Я не буду розмірковувати, чому це так, але скажу, що повільність помітна і дратує, коли ви намагаєтеся написати просту нотатку.
Інший метод організації
Використання Notion потребує певного пристосування. Так, ви отримаєте звичну ліву бічну панель зі списком. Але все, що там є – це сторінка, а не блокнот, як в інших додатках. Ви можете додавати підсторінки до будь-якої сторінки, і вони з’являються як на самій сторінці, так і в лівому меню. Видаліть нотатку зі сторінки або з меню, і вона зникне. Іншими словами, Notion використовує зовсім іншу парадигму організації думок.
Ви можете додавати всілякі бази даних на будь-яку сторінку Notion і бачити їх у наступних видах: таблиця, дошка, галерея, список, календар і часова шкала. Ці бази даних показують інформацію поза списком сторінок і підсторінок, хоча кожен елемент бази даних може мати сторінку. Ви також можете додати автоматизацію та всілякі навороти, які є більш доречними, якщо ви використовуєте Notion для управління роботою команди та організації нотаток. Зрозуміло, що ви можете налаштувати ці бази даних так, щоб вони працювали у будь-який спосіб.
Потужна підтримка співпраці
Notion створено з думкою про співпрацю. Ви можете поділитися будь-якою сторінкою або робочим простором з будь-яким іншим користувачем Notion. Ви також можете опублікувати будь-яку нотатку у відкритому доступі, тобто публічну URL-адресу на версію вашої нотатки, доступну лише для читання, якою ви можете поділитися з будь-ким, незалежно від того, чи є у них обліковий запис Notion.
Ви можете використовувати Notion самостійно або в складі групи і співпрацювати в режимі, близькому до реального часу. Коли кілька людей входять в систему і переглядають або редагують одну і ту ж нотатку, їхні зображення профілів з’являються вгорі. Натиснувши на чиєсь зображення, ви перейдете до текстового блоку, де користувач проявляв останню активність.
Якщо ви стежите за сторінкою, ви отримуєте сповіщення про зміни на ній. Notion також підтримує @-коментарі, щоб привернути чиюсь увагу. Також можна ділитися нотатками, щоб одержувач міг тільки читати і коментувати їх.
Хороший веб-кліппер
Мені подобається, що в Notion є веб-кліппер для Chrome, Safari і Firefox. Проблема в тому, що кліппер не має достатньої кількості функцій. Ви можете вирізати вміст будь-якого веб-сайту і вирішити, до якої замітки його слід додати, і все. Ви не можете налаштувати, який текст буде вирізано, а який ні, і ви не можете виділити текст перед вирізанням.
Здатний до імпорту, але не до експорту
Notion може імпортувати дані з багатьох додатків, включаючи Evernote, Google Docs, Quip та Asana. Функція універсального імпорту дозволяє завантажити ZIP-файл, що містить текст, розмітку, CSV та інші файли. Я протестувала її з великою папкою, повною файлів Markdown, і вона спрацювала, хоча це зайняло близько 20 хвилин! Notion пропонує корисні, чіткі інструкції для імпорту інформації з різних додатків.
Експорт трохи менш складний. Ви можете експортувати будь-яку сторінку у форматі PDF, HTML або Markdown. Ви також можете експортувати бази даних у CSV. У налаштуваннях ви можете експортувати всю робочу область у файли HTML, Markdown або CSV.
Додатки зі штучним інтелектом
Notion може включати функції штучного інтелекту (ШІ), але вони продаються як доповнення за додаткові $10 за особу на місяць або $96 за особу на рік. Таким чином, за Notion Plus ви подвоюєте ціну, щоб отримати ШІ. Додатки для нотаток зі штучним інтелектом з’явилися відносно недавно.
Чи корисний ШІ в Notion?
Інтеграція штучного інтелекту в Notion краща, якщо припустити, що у вас вже є багато даних, які зберігаються в додатку. Суперсилою тут є можливість ставити запитання про ці дані. Найкращим прикладом є функція запитань і відповідей, за допомогою якої ви можете запитати чат-бота про вміст власних нотаток. Наприклад, я вирізала кілька власних статей, а потім використала цю функцію, щоб поставити запитання про ці статті. Результати, як правило, були точними і містили посилання на відповідні сторінки. Якщо ви робите багато нотаток і намагаєтеся знайти конкретну інформацію, яку ви пам’ятаєте, що записали, то ця функція запитань і відповідей спрацює на вашу користь.
Ще одна розумна функція штучного інтелекту дозволяє вам додати блок на будь-яку сторінку, який автоматично показує короткий зміст цієї сторінки. Він навіть час від часу оновлюється.
Решта можливостей штучного інтелекту в Notion будуть знайомі всім, хто користувався ChatGPT або подібними генеративними чат-ботами зі штучним інтелектом. Вбудовані інструменти дозволяють писати пости в блозі, підбивати підсумки поточної сторінки і навіть перевіряти себе за власними нотатками, якщо ви, наприклад, студент. Все це робить Notion одним з найкращих додатків для створення нотаток зі штучним інтелектом.
Основним недоліком усіх технологій зі штучним інтелектом є їхня вартість. Як зазначалося, додавання ШІ в Notion коштує $10 з людини на місяць на додаток до того, що ви вже платите за користування додатком. Це важко виправдати.
За словами компанії, штучний інтелект Notion використовує моделі від Anthropic, OpenAI та розміщену в Notion модель від Cohere. З точки зору конфіденційності це означає, що інформація з ваших нотаток надсилається цим компаніям для обробки, коли ви використовуєте функції штучного інтелекту, хоча в політиці конфіденційності зазначено, що вся інформація шифрується під час передачі і не використовується для навчання великих мовних моделей.
Чого не вистачає в Notion?
У Notion відсутня низка функцій, характерних для додатків для створення нотаток. У ньому немає оптичного розпізнавання символів (OCR), тобто ви не можете завантажити зображення або PDF-файл, який містить текст (рукописний або інший), і зробити його машинозчитуваним і придатним для пошуку.
Ви також не отримаєте жодних інструментів для сканування паперових документів. Немає функції ескізів, тому ви не можете використовувати стилус або Apple Pencil, щоб писати нотатки від руки. Notion виглядає як додаток для роботи з текстовими документами та цифровим форматом, тому, можливо, людям, яких приваблює додаток, ці функції не потрібні або вони не хочуть їх мати. Він не був створений для людей, які мають паперові або рукописні документи, коментують цифрові файли або замальовують ідеї.
Більшою проблемою є повна нездатність працювати офлайн. Як і багато людей, я роблю нотатки в різних ситуаціях, і не всі з них включають доступ до інтернету. У таких умовах Notion марний, навіть якщо ви встановите додаток.
Вердикт: потужний інструмент, який важко рекомендувати
Більшості людям важко рекомендувати Notion. Можливо, якщо ви займаєтеся розробкою програмного забезпечення і плануєте використовувати цей інструмент для роботи, він може вам підійти. Однак, якщо вам подобається кастомізувати свій додаток для нотаток, то варто враховувати, що на освоєння Notion і всіх його функціональних можливостей може піти певна кількість часу.